总体来说网站在整个活动中，起到了明星与影迷之前的桥梁作用，将明星宣传给大众，拉近fans和明星之间的距离。一次成功的活动，需要网站各个部门的互相配合，包括影迷会，后勤组和报道组这三个部分。在整个活动中，影迷会的作用首先就是要和明星所在经济公司保持联系，获得最新的行踪动态，是否有活动开展，在征得经纪公司的同意后，将最新的消息在网站发布，并通知当地得影迷会，统计当地会员的探班人数，当达到一定规模，可以成行一同前往后，再正式公布，并在论坛置顶，统计本地和外地的会员，如果有可能，尽量由各地会长亲自带队参加活动，负责会员的食宿安排等。

　　以亦菲仙居为例，影迷会分为东部、华北、华中、华南、西部、港澳台、海外这7大区域，每个区域都有自己的会长，在总会的统一安排下，组织影迷参加活动。

　　最后的大合影 

　　
　　以亦菲仙居为例，影迷会分为东部、华北、华中、华南、西部、港澳台、海外这7大区域，每个区域都有自己的会长，在总会的统一安排下，组织影迷参加活动。

　　亦菲仙居管理团队部分人员合影 

　　后勤组

　　兵马未动，粮草先行。这条古训在任何时候都适用。一次活动前期准备时间要远远大于活动本身，会员服的设计与制作，管理人员身份牌，活动场地的路线，活动本身的流程，都是后勤组在活动开始前就要准备好的。在活动中，后勤组的作用就转变为活动秩序的维持，保护明星不受到意外的非礼，确保活动正常、有序的开展。在活动结束后收集会员的礼物以及需要签名的物品，例如CD，会员服等，统一拿到后台，由明星签名后拿回，返还给会员，避免大量会员拥挤在明星周围，造成不必要的麻烦。

　　报道组

　　不管活动有多大，能参加现场的永远是很小的一部分，大部分的会员由于种种原因，是不能亲自来到现场参加活动的，在网站观看报道是最好的办法。报道组的作用就是把整个活动的完全正呈现出来，让所有的会员感觉到身临其境，如果有机会，一定要参加下一次活动。相对其他两组来说，报道组对器材的要求高了许多，虽然从装备来说不能和报社、网站等大型媒体媲美，但是最基本的一些器材，例如单反相机，较高清晰度的DV还是必须的。

　　在活动前，一定要和经济公司和场地工作人员协商好，是否允许拍照/摄像，以免发生不必要的误会。活动结束后，报道组要以最快的速度将图片发出，新闻的首发性和独家性决定了点击率，既不是首发又不是独家的新闻，往往得不到重视，报道的效果也会大打折扣。